Presentació
Organitzar i coordinar esdeveniments i projectes no és una tasca fàcil. La diversificació existent fa necessari que estigui tot sota un control rigorós a fi de tenir l’èxit que l’empresa vol assolir. La tasca pot ser aclaparadora si no s’utilitzen les eines adequades. Saber amb quin personal comptem, com ens coordinarem, qui farà les tasques i qui tindrà les responsabilitats són accions que formen part de l’èxit organitzatiu.
En la primera unitat, Organització i coordinació d’esdeveniments i projectes empresarials, ens introduirem en el món dels esdeveniments i els projectes empresarials. Trobareu conceptes i definicions que us permetran relacionar els esdeveniments i els projectes amb les seves tipologies, objectius, fites i funcions, sense oblidar la identitat i els valors de l’empresa, així com tècniques que ajudin a fer més efectives les nostres tasques. Analitzarem també la planificació d’aquests esdeveniments i les seves fases, i per finalitzar ens centrarem en un tipus específic d’esdeveniment molt important, les reunions empresarials.
En la segona unitat, Funcions de l’assistent a la direcció en la gestió de projectes i esdeveniments, aprofundirem en el món dels professionals que intervenen en la coordinació, l’organització i la gestió dels esdeveniments i dels projectes, i en les tasques de comunicació que han d’emprar. Veurem com es configuren els equips de treball a l’hora d’organitzar un esdeveniment i/o un projecte. Ens aproparem a la manera com es coordinen i quines relacions estableixen entre si, i també tractarem els documents més importants que cal conèixer a l’hora d’organitzar-los.
En la tercera unitat, Aspectes organitzatius de la gestió de projectes, analitzarem els diferents aspectes de la direcció i gestió de projectes: quins tipus hi ha, quin és el cicle de vida del projecte, quines són les seves fases i com entendre la figura del director. També identificarem la seva estructura organitzativa i els diferents equips implicats per dur-los a terme.
En la quarta unitat, Optimització de l’ambient de treball i direcció d’equips de treball, veurem com es pot optimitzar l’ambient i el lloc de treball per fer-los més saludables. Analitzarem també els diferents tipus de lideratge existents en funció de la cultura corporativa de l’empresa. I veurem quines variables cal aplicar en la resolució de conflictes i, potser encara més important, quines prevencions es poden adoptar a fi d’evitar-los.
En la cinquena unitat, Planificació d’actuacions en l’equip de treball, mètodes de gestió del temps, analitzarem com es pot optimitzar el temps i les eines de les quals podem disposar per gestionar tan bé com sigui possible el temps, tot posant remei als anomenats lladres del temps. Posteriorment aprendrem la importància de planificar degudament la jornada de treball o qualsevol altra activitat o projecte que l’empresa demani, mitjançant l’estandardització dels processos i la capacitat d’anticipar-nos als imprevistos.
En la sisena unitat, Planificació de tasques del departament, tractarem les variables que ens permetran planificar les tasques en el lloc de treball, aprendrem també la importància de gestionar degudament les tasques que hem planificat, i sabrem quines són les eines que podrem utilitzar, com ara gràfics i mètodes de control que ens donaran una imatge clara de com s’estan desenvolupant les tasques previstes. Principis com l’eficiència, l’eficàcia i l’efectivitat marquen els nivells de productivitat i qualitat que pot assolir l’assistent de direcció.
Finalment a la setena unitat, Planificació i logística en l’organització de viatges, analitzarem què són i què signifiquen per a l’empresa els viatges corporatius. En segon lloc, com s’organitza un viatge i quins tipus de viatge corporatiu existeixen i, en tercer lloc, la documentació necessària abans i després de la realització d’un viatge de negocis. Aprofundirem en temes com les reserves, els drets dels viatgers, en especial dins de la Unió Europea i també tractarem les funcions i tasques de les institucions públiques que representen el país fora de les fronteres pròpies, ambaixades, consolats, oficines comercials i fins i tot les oficines de turisme.
Per treballar aquest mòdul, i amb la finalitat de complementar les explicacions textuals dels continguts, és convenient fer les activitats i els exercicis d’autoavaluació que es proposen en cada apartat. També disposeu d’altres recursos, recollits a les referències, que us permetran aprofundir en determinats aspectes de cada unitat.